پاورپوینت غلبه بر به تعویق انداختن کارها

غلبه بر به تعویق انداختن کارها
علت به تعویق انداختن کارها چیست؟
در یک کلام معمولا زمانی افراد اقدام به تعویق انداختن کارها می کنند که یا در آن زمان تمایل به انجام کار دیگری دارند که با انجام آن لذت بیشتری کسب می کنند و یا اینکه انجام دادن کار دیگر برایشان به مراتب راحتر و آسان تر است.

افرادی که کارهای خود را به تعویق می اندازند نسبت به سایر افراد در روز بیشتر کار می کنند (یا زمان های بیشتری را در محل کار خود هستند) ولی زمان خود را صرف کارهای اشتباه می کنند. این افراد معمولا از آنجایی که میان کارهای فوری و کارهای مهم تفاوتی قائل نمی شوند، کار خود را با کارهای فوری آغاز می‌کنند که شاید به واقع از اهمیت بالایی برخوردار نباشند.
این افراد معمولا تصور می کنند که کارهای درست را با سریع ترین واکنش انجام می دهند. هیچ گاه رویکرد فعلی خودشان را تحلیل نمی کنند و زمانی به طرف انجام کارهای مهم میروند که شخصی با صدای بلند تقاضای انجام آن کار را داشته باشد. این افراد با اختصاص زمان های کم به انجام کارهای مهم، باعث ایجاد پیامدهای ناخوشایند کاری برای خودشان می شوند.
یکی از رایج ترین دلایل به تعویق انداختن کارها، احساس اضطراب و دستپاچگی است که فرد در رویارویی با برخی وظایف پیدا می کند. این احساس از جایی نشات می گیرد که فرد دقیقا نمی داند از کجا باید شروع کند و یا در مهارت و یا منابع موجود برای انجام آن کار دچار نوعی شک و تردید است. بنابراین تمایل دارد تا به دنبال کارهایی برود که از توانایی خودش برای انجام آن ها اطمینان دارد. متاسفانه بسیاری از وظایف بزرگی که کنار گذاشته می شوند، وظایف بسیار مهمی هستند که البته به ندرت نیز انجام می گیرند.
می توانیم موارد زیر را به عنوان سایر دلایل به تعویق انداختن کارها در نظر بگیریم:

•انتظار برای فرا رسیدن یک زمان مناسب یا یک شرایط روحی مناسب برای برعهده گرفتن وظایف مهم
•ترس از شکست یا موفقیت
•مهارت های تصمیم گیری رشدنیافته
•مهارت های ضعیف سازمانی
•کمال گرایی (چون در حال حاضر منابع و مهارت های انجام این کار را در حد کمال ندارم، فعلا آن را انجام نمی دهم!)
غلبه بر به تعویق انداختن کارها
به تویق انداختن کارها هر دلیلی که دارد، باید شناسایی شده و با برخورد مناسب و کنترل آن ها، جلوی از دست رفتن فرصت ها و یا ایجاد مشکل برای شغل فرد را گرفت. در همین راستا گام های زیر را دنبال کنید:

1. مطمئن شوید که شما جزو کسانی هستید که کارها را به تعویق می اندازنند.
اگر با خودتان صادق باشید، دقیقا می دانید چه زمانی کارها را به تعویق می اندازید. با این وجود، برای مطمئن شدن لازم است تا ابتدا مشخص کنید که اولویت های کاری شما چگونه هستند. چرا که همیشه به تعویق انداختن کارهای مهم، نشانه یک صفت منفی فردی نیست؛ بلکه ممکن است نشانه یک برنامه اولویت‌بندی خوب هم باشد. برای این کار بهتر است از "ماتریس اولویت بندی فعالیتها " و برای شناسایی نوع اولویت بندی کارهایتان استفاده کنید. سپس از "فهرست انجام کار اولویت بندی شده " برای کارهای روزانه خود کمک بگیرید.
آشنایی با برخی از نشانه های به تعویق انداختن کارها به شما کمک میکند تا به سرعت از بروز آن جلوگیری کنید. این نشانه ها عبارتند از :

•وظایفی با اولویت پایین را از فهرست فعالیت های روزانه انتخاب کرده و روز خود را با آن ها پر میکنید.
•خواندن چندباره یک ایمیل یا وظیفه ای که در فهرست فعالیت ها یا دفترچه یادداشت خود یادداشت نموده اید، بدون اینکه کاری بر روی آن ها انجام دهید.
•کار را بر روی فعالیت هایی با اولویت بالاتر آغاز می کنید ولی بلافاصله برای چک کردن ایمیل یا خوردن یک لیوان چای، کار متوقف می شود.
•یکی از کارهای موجود در فهرست فعالیت ها با وجود آگاهی از اهمیت آن، برای مدت زمان زیادی به تعویق می افتد.
•درخواست دیگران را برای انجام کارهای بی اهمیت و غیرضروری به سرعت می¬پذیرید ولی انجام کارهای مهم در فهرست فعالیت ها را مجددا به تعویق می اندازید.

2. علت به تعویق افتادن کارها را شناسایی کنید.
چرایی به تعویق انداختن کارها، هم به فرد و هم به نوع وظیفه و کار بستگی دارد. اینکه دلیل به تعویق انداختن کارها در هر شرایط مشخص شود بسیار مهم است؛ تا به راحتی بتوان با انتخاب رویکرد مناسب بر بی میلی افراد در انجام کارها غلبه کرد.